Kelebihan E-Procurement: Efisiensi Pengadaan di Era Digital

Di tengah tuntutan efisiensi dan transparansi, banyak perusahaan di Indonesia mulai mempertanyakan: apakah sistem pengadaan tradisional masih relevan? Jawabannya: hanya jika Anda siap menerima risiko keterlambatan, human error, dan biaya operasional yang membengkak.Inilah alasan mengapa e-procurement hadir sebagai solusi masa kini — dan masa depan.

Kenapa Proses Pengadaan Perlu Diubah?

Dalam praktiknya, pengadaan barang dan jasa di banyak perusahaan swasta masih dilakukan secara manual. Prosesnya panjang, melibatkan banyak dokumen fisik, dan rawan miskomunikasi antar divisi. Akibatnya, permintaan pembelian bisa tertunda, keputusan menjadi lambat, dan biaya tak terduga pun muncul.

Apalagi di era digital seperti sekarang, perusahaan dituntut lebih gesit, transparan, dan efisien. Mengandalkan metode lama bukan lagi pilihan strategis. Transformasi digital di pengadaan adalah langkah logis — dan e-procurement adalah gerbangnya.

Apa Itu E-Procurement?

Secara sederhana, e-procurement (electronic procurement) adalah proses pengadaan barang dan jasa yang dilakukan secara digital, mulai dari permintaan (request), persetujuan (approval), pemilihan vendor, hingga pelaporan.

Sistem ini menggantikan alur manual yang menggunakan kertas dan email menjadi lebih terstruktur melalui satu platform terintegrasi. Fitur umum e-procurement mencakup:

• Pembuatan permintaan pembelian (PR/PO)

• Approval berjenjang secara online

• Manajemen vendor

• Tender digital

• Riwayat & jejak audit

  
  

Kelebihan E-Procurement untuk Perusahaan

Berikut adalah beberapa manfaat utama yang dirasakan oleh perusahaan yang beralih ke sistem e-procurement:

1. Efisiensi Waktu & Proses

Proses permintaan dan approval yang biasanya memakan waktu berhari-hari kini bisa dilakukan dalam hitungan jam. Semua aktivitas terpantau dalam satu sistem, tanpa harus mengejar tanda tangan fisik.

2. Transparansi & Jejak Digital

Setiap proses pengadaan memiliki log aktivitas yang bisa ditelusuri kapan saja. Ini meningkatkan akuntabilitas dan mengurangi potensi penyalahgunaan.

3. Integrasi dengan Sistem Lain

E-procurement yang modern dapat terhubung langsung dengan sistem ERP, akuntansi, dan inventory — memudahkan kontrol stok dan laporan keuangan.

4. Pengurangan Human Error

Dengan form digital yang terstandarisasi dan otomatisasi data, potensi kesalahan input bisa ditekan secara signifikan.

5. Kontrol Anggaran yang Lebih Baik

Approval berjenjang dan real-time memungkinkan perusahaan memastikan setiap pengeluaran sudah sesuai kebijakan anggaran.

Studi Kasus: CCB Bank Indonesia 

Sebelum menggunakan solusi e-Procurement dari CODE.ID, proses pengadaan di CCB Bank Indonesia masih dilakukan secara manual dan belum terintegrasi antar departemen. Proses perhitungan pajak dan biaya lainnya pun masih mengandalkan spreadsheet Excel, yang rentan kesalahan dan memperlambat proses. Setelah mengimplementasikan sistem Procure-to-Pay (P2P) dari CODE.ID, CCB Bank Indonesia berhasil melakukan transformasi signifikan: seluruh proses kini terdigitalisasi, terintegrasi langsung dengan core banking dan sistem asset management, serta dilengkapi dengan fitur otomatisasi perhitungan pajak dan kewajiban lainnya — menjadikan proses pengadaan jauh lebih efisien, akurat, dan dapat diaudit dengan mudah.

Kesimpulan: Saatnya Upgrade Sistem Pengadaan Anda

Kelebihan e-procurement tak lagi bisa diabaikan. Ini bukan sekadar tren digitalisasi, tapi solusi nyata untuk meningkatkan efisiensi, transparansi, dan kontrol di level operasional.

Jika perusahaan Anda sedang menghadapi tantangan serupa — sistem manual yang memakan waktu, proses approval yang tidak efisien, atau data pengadaan yang tersebar — mungkin sudah waktunya mempertimbangkan solusi e-procurement yang dirancang khusus.

CODE.ID siap membantu perusahaan Anda membangun sistem e-procurement yang sesuai dengan kebutuhan dan skala bisnis.Konsultasi awal gratis? Bisa. 

Silakan kunjungi www.code.id untuk informasi lebih lanjut.